Чтобы сохранять большое количество документов, необходим специально оборудованный архив. В идеале это вообще должно быть специально построенное здание. К сожалению, такие условия – большая редкость. Многие организаций производят архивное хранение документов в обычных помещениях, хоть как-то приспособленных под это.

Оборудование отдельного архива для многих организаций невозможно по ряду причин:

• высокая арендная плата;
• дефицит площадей;
• дополнительные требования пожарной безопасности;
• высокие расходы на архивное оборудование;
• высокие расходы на обучение и наем персонала для архивов.

Однако процедура архивирования обязательна для всех. Причем, если они не имеют исторической ценности, то обеспечивать их сохранность необходимо за свой счет. Требование это накладывает серьезную ответственность на руководителей организаций и должностные лица, ответственные за архивное хранение документов. Ведь по стандартам помещение для такого рода действий должно быть не только оборудовано соответствующей мебелью, причем с приспособлением для опечатывания.

В этом помещении должна быть пожарная сигнализация, вентиляция и отсутствовать магистральные трубы водо- и газопровода. Кроме этого, в должен быть запасной выход.

Саму документацию необходимо хранить в составе дел, а чтобы обеспечить оперативную работу с ней, эти дела нужно каталогизировать. Доступ ко всему архиву должны иметь только сотрудники архива и их руководство, и любой документ можно выдавать только под роспись, и на срок не более, чем один рабочий день.

Бывает и так, что количество бумаг велико настолько, чтобы занимать много места, но при этом документации явно недостаточно, чтобы выделять под нее отдельный архив и специально обученных сотрудников.

Обилие сложностей и расходов на организацию архивного хранения документов делает услугу депозитарного (внеофисного) хранения документов крайне необходимой. Такая процедура позволяет не только избежать внушительных расходов, но и освободить площади, которые занимают документы в офисе. При этом возможность доступа ко всем документам сохраняется.